Datenschutzerklärung

Diese Seite beschreibt die Datenverarbeitung der Website und die Grundstruktur der Karassi-Office-Dienste. Vor Produktivbetrieb mit echten Kunden werden die konkret eingesetzten Anbieter und Aufbewahrungsfristen im Kunden-Setup dokumentiert und vertraglich bestätigt.

1. Verantwortlicher

Moh Karassi · Karassi Office
Darmstadt, Deutschland
contact@karassioffice.com

2. Website & Demo-Anfragen

Bei einer Anfrage verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben (z. B. Name, Unternehmen, E-Mail, Telefonnummer, gewünschtes Paket und Nachricht), um die Anfrage zu beantworten, eine Demo vorzubereiten und vorvertragliche Schritte durchzuführen. Die Website wird über Netlify bereitgestellt; technische Verbindungsdaten können für Bereitstellung und Sicherheit verarbeitet werden.

3. Telefonie- und Front-Office-Service

Nach Aktivierung für einen Kunden können je nach vereinbartem Workflow Telefonnummer, Gesprächszeitpunkt, Anliegen, Kontaktdaten, Terminwünsche, Dringlichkeit, Transkriptbestandteile und strukturierte Zusammenfassungen verarbeitet werden. Audioaufzeichnung ist nicht der Standard. Falls Aufzeichnung für einen konkreten Anwendungsfall gewünscht wird, wird sie gesondert geprüft, dokumentiert und kenntlich gemacht.

4. Zwecke & Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt je nach Vorgang zur Bearbeitung vorvertraglicher Anfragen bzw. zur Vertragserfüllung sowie – soweit einschlägig – auf Grundlage berechtigter Interessen an sicherem Betrieb, Fehleranalyse und Missbrauchsschutz. Einwilligung wird dort eingeholt, wo sie erforderlich ist, insbesondere für bestimmte Kommunikationskanäle oder optionale Funktionen.

5. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Je nach aktiviertem Setup können Kategorien von Dienstleistern für Hosting, Telefonie, Sprach-/AI-Verarbeitung, E-Mail, Kalender, CRM und WhatsApp Business eingesetzt werden. Die konkreten Anbieter und ggf. Unterauftragsverarbeiter werden vor Produktivstart des jeweiligen Kunden-Setups dokumentiert. Mit Auftragsverarbeitern werden die erforderlichen vertraglichen Regelungen vereinbart.

6. WhatsApp

WhatsApp-Follow-up wird nur nach Aktivierung der Business-Verbindung und unter den für den konkreten Vorgang erforderlichen Opt-in-/Einwilligungsregeln verwendet. Nachrichtenvorlagen, Zustellstatus, Abmeldung und Fallback werden vor Produktivbetrieb getestet.

7. Speicherdauer

Karassi Office verfolgt Datenminimierung. Die konkrete Speicherdauer wird pro Setup festgelegt. Für QA-/Betriebsdaten ist als Standard eine kurze, zweckgebundene Aufbewahrung vorgesehen; Kundendaten werden nicht länger gespeichert, als für den vereinbarten Zweck, gesetzliche Pflichten oder dokumentierte Fehlerbehebung erforderlich. Die verbindlichen Fristen werden vor Produktivstart schriftlich festgelegt.

8. Drittlandübermittlung

Soweit ein eingesetzter Anbieter Daten außerhalb des EWR verarbeitet, wird vor Aktivierung geprüft und dokumentiert, auf welcher Übermittlungsgrundlage und mit welchen Schutzmaßnahmen dies erfolgt.

9. Ihre Rechte

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Erteilte Einwilligungen können für die Zukunft widerrufen werden.

10. Sicherheit & Änderungen

Wir verwenden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen und begrenzen Zugriffe nach Bedarf. Änderungen an produktiven Assistenten werden kontrolliert getestet, bevor sie veröffentlicht werden.

Launch-Hinweis: Vor der ersten Verarbeitung echter Kundentelefonate müssen die konkret gewählten Telefonie-/AI-/WhatsApp-Anbieter, verbindlichen Aufbewahrungsfristen, AV-Verträge und eventuelle Drittlandtransfers in dieser Erklärung bzw. den Kundenunterlagen ergänzt werden.